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ERP

Intégration Hubspot-SAP : alignez vos équipes avec une data unifiée

Julie Riouallon
Julie Riouallon Lecture : 8 min - 03 avril 2023

Nombre d’entreprises ont recours à un Progiciel de Gestion Intégré ou ERP (Entreprise Resource Planning) pour gérer l’ensemble des activités de leur organisation, des achats à la logistique en passant par la comptabilité. Parmi les ERP leaders du marché, on compte notamment SAP, un outil très complet qui s’adapte aussi bien aux grandes qu’aux petites structures.

Afin d’accélérer leur développement commercial, de nombreuses organisations font également le choix d’intégrer leur ERP à un CRM type HubSpot.  En effet, si certaines données seront communes aux deux outils (données client, données entreprise, données sur les transactions) , les outils de la suite HubSpot permettront aux équipes commerciales, marketing et service client d’exploiter complètement cette base de données grâce à une série d’outils permettant de gérer les activités marketing, commerciales et de relations clients.

Cet article vous propose de revenir en détail sur les bénéfices d’une intégration entre HubSpot et SAP, et les différentes solutions possibles pour connecter ces deux outils.

Qu’est-ce que SAP ?

SAP édite des logiciels permettant de gérer la plupart des processus et activités clés d’une organisation (production, ressources humaines, gestion financière, achats, chaîne logistique, vente, etc.). 

Avec plus de 50 ans d’expérience dans le secteur, SAP est un des leaders sur le marché des ERP. Ses outils sont basés sur des technologies cloud capables de répondre aux besoins des entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs.

Parmi les produits phares de SAP on compte :

  • SAP S/4HANA, un ERP cloud modulaire nouvelle génération qui utilise les technologies d’intelligence artificielle ;
  • SAP Business One, une solution ERP personnalisable destinée au PME/ETI et aux filiales des grandes entreprises ;

SAP fournit également des ERP on-premises. Ce sont des plateformes internes à l’organisation situées dans ses propres serveurs.

 

Pourquoi intégrer SAP avec HubSpot ?

 

Fluidifier le partage d’informations

En fonction de la configuration de votre outil et des modules utilisés, vous pouvez retrouver dans votre instance SAP un grand nombre d’informations générées par les différents services de l’entreprise (informations sur les stocks, la comptabilité, les commandes d’approvisionnement, la production etc.).

En synchronisant SAP à votre CRM HubSpot, vous avez la possibilité de partager une partie de ces données avec vos équipes commerciales et marketing au sein de leur outil de travail privilégié, afin de leur donner une meilleure visibilité sur les informations pertinentes dans l’exercice de leurs fonctions.

Par exemple :

  • vos commerciaux ont la possibilité d’avoir de la visibilité sur toutes les commandes en cours

  • vos équipes marketing et service ont la possibilité d’avoir accès au nombre de dossiers  SAV gérés et leur statut afin de pouvoir lancer les actions appropriées côté service et des campagnes de satisfaction client côté marketing

 

Veiller à l’exactitude de ses informations

La synchronisation de ces deux outils, permet non seulement de gagner du temps en évitant d’avoir à saisir une même donnée plusieurs fois, mais également de limiter les risques d’erreurs en définissant une source de vérité et des règles de synchronisation.

En effet, lorsque deux entreprises ou deux transactions sont créées en parallèle dans deux systèmes distincts et que les informations diffèrent, il est difficile de savoir quelle information est la plus fiable. La synchronisation de vos deux outils permet d’éviter ce genre de désagrément, notamment lorsque nous parlons de volume de données conséquent.

Pour cela, il sera toutefois nécessaire de définir les règles de synchronisation de vos deux outils. Par exemple, si une entreprise existe dans SAP et dans HubSpot, comment allez-vous réconcilier la donnée ? Nous vous conseillons de garder SAP comme source de vérité - et notamment sur les informations contractuelles, facturation, etc..  Quant à HubSpot, on pourra le considérer comme source de vérité sur les opportunités commerciales identifiées (gagnées ou non).

Comme vous l'aurez compris, il est possible de synchroniser les données entre les outils dans un sens (de HubSpot vers SAP et ou de SAP vers HubSpot uniquement), on parle alors de synchronisation unidirectionnelle, mais également dans les deux sens, on parle alors de synchronisation bidirectionnelle. 

Dans ce dernier cas, il est nécessaire de définir pour chaque information qui transite dans le flux :

  • quelle est la source de vérité
  • quand elle doit être mise à jour (dans quel cas)
  • sur quels segments elle doit être mise à jour (ex: sur toutes les entreprises ou uniquement celles qui ont un contrat supérieur à  X milliers d'euros).

Par exemple, les commandes qui auront été facturées et réglées dans SAP seront transmises à HubSpot et pourront être rattachées aux transactions, aux entreprises et aux contacts correspondant dans le CRM de sorte que : 

  • si une commande est expédiée et livrée un champ "statut de la commande" sera mis à jour sur la transaction correspondante
  • si une commande est facturée un champ "montant de la dernière facture" sera mis à jour sur l'entreprise 

A l’inverse, lorsqu’un deal est généré dans HubSpot, l’information peut être transmise dans SAP pour déclencher le lancement d’une commande par les équipes opérationnelles. 

Dans ce cas précis, il sera alors nécessaire de s'assurer que les informations nécessaires à la création d'une commande dans SAP sont bien récoltées et qualifiées en amont - lors du processus de vente (et donc stockées dans HubSpot)

 

Gagner en productivité en tirant profit de l’automatisation

 

L'intégration entre HubSpot et SAP fait certes gagner un temps précieux à vos équipes en leur permettant d’avoir accès à toutes les données dont elles ont besoin, mais ce n’est pas tout. Vos équipes métiers peuvent également en profiter pour automatiser certaines actions et gagner en productivité grâce aux fonctionnalités proposées par HubSpot.

Par exemple en synchronisant les informations de paiement et d'envoi d'une commande (de SAP vers HubSpot), vous pouvez directement depuis HubSpot :  

  • créer des tâches de suivi pour les commerciaux
  • mettre à jour le pipeline commercial (en temps réel)
  • envoyer des emails transactionnels pour informer le client du statut de sa commande
  • lancer des nouveaux scenarii marketing sur la gestion de la satisfaction client

Aligner ses équipes autour de la data

 

Votre ERP est davantage utilisé par vos équipes administratives, techniques et opérationnelles, alors que votre CRM est utilisé par vos équipes commerciales et marketing.

En permettant à l’ensemble de ces équipes de travailler autour d’une donnée centralisée et fiable, vous leur permettez de travailler plus efficacement ensemble et de partager leurs connaissances.  

En effet l'intérêt de synchroniser les outils n'est pas uniquement opérationnel. Profitez-en pour consolider vos KPIs et créer des reportings communs:

  • alignez vos équipes commerciales et production et encouragez les à suivre des indicateurs communs (nombre de nouvelles affaires gagnées dans la semaine, nombre de nouvelles commandes envoyées, statut des dernières commandes, etc)
  • de la même façon, alignez vos équipes production et marketing autour de données telles que le nombre de commandes livrée ou encore la note moyenne des enquêtes de satisfaction post réception commande

1. Optimisez le contenu de vos emails. (9)

 

Comment intégrer HubSpot avec SAP ?

Intégrer SAP avec un connecteur HubSpot

 

Il n’existe pas encore de connecteurs natifs entre HubSpot et SAP, c’est-à-dire des connecteurs développés par les logiciels eux-mêmes, disponibles sur une marketplace et qui permettent de synchroniser les outils sans faire de développements spécifiques. Cependant, plusieurs connecteurs ERP payants sont disponibles sur HubSpot. On les appelle dans notre jargon des "middle ware" car ces connecteurs ont été développés par une société tierce ( ni SAP, ni HubSpot). Vous pouvez les trouver en vous rendant sur la Marketplace d’HubSpot. Recherchez SAP dans la barre de recherche. HubSpot vous proposera trois connecteurs. 

Connecteur erp hubspot sap middle ware

 

Inventory Panda ne vous permettra pas de relier votre ERP avec HubSpot. Ce connecteur synchronise uniquement les données de système de gestion d'inventaire de différentes applications, telles que SAP, au CRM HubSpot pour informer les équipes commerciales en temps réel sur les stocks et produits disponibles.

ERP Bridge est un connecteur spécialisé dans la synchronisation des données entre des applications ou des ERP dits “on-premise”, dont celle de SAP. Cette intégration HubSpot ne fonctionnera pas si vous disposez de la version cloud de SAP. 

TIBCO Cloud™ Integration est un connecteur certifié HubSpot permettant de relier le CRM HubSpot à n’importe quelle application cloud externe, y compris des ERP. Assez simple d’installation et ne nécessitant pas de code, il peut convenir à vos besoins mais ne vous apportera pas une réponse personnalisée.

 

Utiliser SAP Integration Suite avec HubSpot

 

SAP dispose d’une solution facilitant l’intégration de son ERP avec différentes applications externes via des connecteurs pré définis et standardisés. Il s’agit de SAP Integration Suite. Le principe est le même qu’avec les connecteurs disponibles sur la marketplace d'HubSpot, sauf qu’il est uniquement conçu pour intégrer SAP à d’autres applications. 

C’est une solution intéressante si vous devez connecter SAP avec plusieurs plateformes. Cependant, les options d’intégration peuvent être assez limitées, étant donné qu’elles doivent s’adapter à différents contextes. De plus, il s’agit d’une solution payante, coûtant plusieurs centaines d’euros par mois, sans prendre en compte les frais d’installation. 

 

Mettre en place un connecteur API sur-mesure 

 

Les connecteurs que nous avons cités peuvent répondre à certains besoins, mais vous n’aurez pas autant de souplesse et de paramétrage personnalisés qu’avec un connecteur sur-mesure. Une agence HubSpot, experte des intégrations CRM comme Markentive peut vous aider à développer une API dédiée pour créer la solution la plus adaptée à vos besoins.

Il n’est pas nécessaire de synchroniser toutes vos données si vous n’en avez pas besoin, car cela risque de créer une surcharge d’information. Avec une solution sur-mesure, nous pourrons définir ensemble 

  •  le périmètre de la synchronisation
  •  les flux à mettre en place
  •  un mapping des champs personnalisé
  • choisir la source de vérité de chaque information
  •  les conditions de déclenchement
  • les sens de synchronisation les plus pertinents
  • le type de synchronisation à mettre en place (webhook + API, API, CSV)
  • l'environnement technologique à privilégier

L'avantage de passer par un intégrateur certifié est une garantie que votre synchronisation sera sécurisée et personnalisée selon vos besoins métier mais aussi adaptée à votre écosystème technologique. 

 

Comment Markentive peut vous accompagner dans ce projet ?

 

Comme nous l’avons expliqué, il n’existe pas de connexion native entre HubSpot et SAP et les connecteurs disponibles sur la marketplace ne permettront pas de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. Avec un intégrateur custom, vous pourrez obtenir une réponse précise à vos besoins métiers.

En faisant appel à un intégrateur tel que Markentive, vous bénéficiez des conseils d’un développeur dédié qui pourra vous aider à définir et mettre en œuvre la connexion entre vos deux outils.

 

1. Cadrage des besoins

 

La première étape de notre accompagnement consiste à réaliser un diagnostic pour identifier les connexions à réaliser pour améliorer vos processus métiers. Pour définir une stratégie d’intégration pertinente, nous vous aiderons à vous poser les bonnes questions, par exemple : 

  • Quelles sont les spécifications techniques que je dois prendre en compte ?
  • Quel est le modèle de données de mon instance HubSpot ? ( objets et relations entre-objets)
  • Quel est le modèle de données de mon instance SAP ? (tables et relations entre tables)
  • Quelles sont les informations disponibles dans mon ERP que j’ai besoin de retrouver dans mon CRM HubSpot ? A quel besoin métier cela va-t-il répondre?
  • Quelles sont les informations disponibles dans mon CRM que j’ai besoin de retrouver dans mon CRM ERP ? A quel besoin métier cela va-t-il répondre?
  • En quoi l’intégration permettra-t-elle de fluidifier et d'optimiser mes processus métier ?

 

2. Construction du cahier des charges

 

Cet état des lieux permettra de réaliser un cahier des charges plus précis pour réaliser l’intégration d’HubSpot avec SAP. Notre expert pourra vous aider à choisir les flux dont vous avez réellement besoin pour répondre à vos enjeux, et à les traduire de manière opérationnelle. Exemple :

  • Ai-je besoin d’une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle ?
  • Dans quel environnement technique doit-on travailler ? Est ce qu'on a des webhooks qui sont mis à disposition ou qui peuvent être développés ? Si oui lesquels et quelles informations sont disponibles ? Est ce que l'API est ouverte et documentée ? etc.
  • Est-il nécessaire de synchroniser les données en temps réel ou est-il plus judicieux de définir une autre fréquence de synchronisation ?
  • Quels sont les objets et les données à synchroniser ? Sur quels segments ?
  • Quelle est la volumétrie de data à synchroniser ?

 

3. Développement de la synchronisation

 

Si vous avez bien travaillé sur les différentes phases préparatoires de votre projet d'intégration l'étape de déploiement sera simplifiée car en réalité c’est lors de la phase de diagnostic et la réalisation du cahier des charges que l’on a tendance à commettre le plus d’erreurs si on ne se pose pas les bonnes questions. 

Lors du développement de la synchronisation nous pouvons vous accompagner sur diffférents aspects :

  • Nous développons l’intégration seuls ou en support de vos équipes SI
  • Nous veillons à respecter les bonnes pratiques techniques (choisir la bonne méthode d'authentification, protection des routes, utilisation d'une sandbox pre production, etc.)
  • Nous développons les synchronisations en maîtrisant les limites de l'API HubSpot afin de construire un connecteur custom scalable
  • Nous documentons le tout et formons les équipes de nos clients à maintenir le connecteur pour qu’ils puissent être autonomes 
étapes intégration CRM

 

Si vous avez des questions sur l’intégration HubSpot-SAP ou si vous souhaitez recevoir les conseils de spécialistes de l’intégration API, n’hésitez pas à nous contacter.

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