Intégration HubSpot et Pandadoc : envoyez des devis en quelques clics

Qu’est-ce que la solution Pandadoc ?

Pandadoc est une solution de gestion commerciale en Saas permettant de gérer, modifier et de signer électroniquement des devis, contrats et autres documents commerciaux. Ainsi, la solution permet aux équipes commerciales de créer et de suivre l’évolution de leurs documents facilement et aux clients de bénéficier d’une expérience d’achat fluide en signant contrats et devis en quelques clics.  

Outre la signature électronique, Pandadoc offre de nombreux avantages : 

• Créer, envoyer et suivre vos documents selon votre processus de validation habituel ;
• Réaliser des documents à votre charte rapidement grâce à la possibilité de créer des templates aux couleurs de votre marque ;
• Personnaliser les documents à destination de vos clients en quelques clics grâce à une bibliothèque de contenus en glisser-déposer et à l’intégration de données issues de votre CRM ;
• Créer des produits dans votre CRM et les appeler directement dans votre devis ;
• Accéder à vos documents importants où que vous soyez et même depuis votre mobile 

Tout cela, pour une productivité accrue de vos commerciaux et une expérience client  sans friction.

Pourquoi intégrer HubSpot avec Pandadoc ?

Créez des devis et contrats personnalisés à partir des informations de votre CRM 

En intégrant votre outil Pandadoc à votre CRM HubSpot, vous avez la possibilité d’appeler de nombreuses informations disponibles dans les transactions de votre CRM pour compléter et personnaliser vos devis et contrats. A l’aide de jetons de personnalisation, vous pouvez ainsi capitaliser sur les informations que vous avez déjà en votre possession (informations sur l’entreprise, montant du deal et du devis, produits sélectionnés, etc…) et éviter les doubles saisies.

Améliorez le suivi de vos documents 

En synchronisant Pandadoc à HubSpot vous avez également la possibilité de suivre au sein de votre CRM tous les éléments qui concernent le statut et l’évolution du traitement de votre document. Dans votre CRM, vous aurez une vision précise de l'avancement de vos transactions dans le funnel de vente, de l’historique de vos relations commerciales et, grâce à la synchronisation Pandadoc, du statut de votre devis (envoyé, signé...)

Accélérez la signature de vos contrats 

En capitalisant sur les workflows et tâches de rappel HubSpot reliés au statut de vos transactions, vous pouvez faire avancer vos projets en temps réel à chaque étape de votre relation commerciale et envoyer rapidement les bons documents à vos clients.

Comment intégrer Hubspot avec Pandadoc ?

A- Connecter Pandadoc à HubSpot ou HubSpot à Pandadoc

Pour commencer l’intégration de vos deux outils, deux options s’offrent à vous.

Option 1 : Connecter Pandadoc à HubSpot

Pour cette première étape, vous devez vous rendre dans les paramètres de votre instance HubSpot, sur l’onglet Intégrations => Connected Apps.

Recherchez Pandadoc ou allez sur la Marketplace des applications pour installer la solution. 

Il vous sera alors demandé de vous connecter à Pandadoc avec un accès administrateur pour finaliser l’installation.

Option 2 : Connecter Hubspot à  Pandadoc

Dans l’interface Pandadoc, connectez-vous au Pandadoc Add-on store et dans la section Intégrations, cliquez sur Hubspot intégration, puis sur “Ajouter à Pandadoc”.

Toujours côté Pandadoc, allez dans Paramètres => Intégrations puis cliquez sur le bouton Connectez l’application HubSpot. 

L’application vous demandera de vous identifier côté Hubspot avant de pouvoir autoriser l’accès à HubSpot pour Pandadoc.

B- Utiliser des informations de votre CRM Hubspot dans vos documents Pandadoc 

Pour utiliser les informations disponibles dans votre CRM afin de compléter un document Pandadoc, il vous suffit d’aller sur l’une de vos transactions Dans l’encart Pandadoc cliquez sur Actions puis Afficher les jetons Pandadoc pour récolter les informations disponibles . 

Vous verrez alors tous les jetons de personnalisation disponibles dans Pandadoc et il ne vous restera plus qu’à inclure ces variables entre crochets dans le modèle de document que vous souhaitez créer.

Une fois cet exercice terminé, vous pourrez sauvegarder votre template afin de l’alimenter avec les informations de vos différents deals. 

NB: Vous pouvez également utiliser des propriétés personnalisées d’HubSpot comme jetons au sein de Pandadoc.

C- Créer un devis depuis HubSpot

Pour créer un devis à partir de votre CRM HubSpot, rendez-vous sur la transaction concernée et dans l’encart Pandadoc, sélectionnez => Créer un document

A partir de là, Pandadoc vous donnera la possibilité de choisir l’un des templates existants ou l’un des templates que vous avez créé précédement et de l’alimenter automatiquement avec les informations du deal via les jetons de personnalisation que vous aurez initialement choisis.

D- Gérer vos produits HubSpot au sein de Pandadoc 

Si vous utilisez les Produits dans HubSpot, vous pouvez également synchroniser votre table de produits et de prix, mais uniquement en appelant des propriétés standard de produits. En effet, Pandadoc ne vous permet pas d'utiliser des propriétés de produits personnalisées. Une fois vos produits synchronisés, vous pouvez les ajouter à partir d’un catalogue et le produit apparaîtra avec sa description.

Vous pourrez également décider d’afficher un sous total ou un total de vos produits au sein de votre devis selon vos besoins

 Enfin, il est important de noter également, qu’une fois votre devis réalisé avec des propriétés de votre CRM, celui-ci ne se mettra pas à jour si vous deviez changer les informations rattachées à la transaction dans votre CRM. Pour mettre à jour les informations de votre devis, il vous faudra éditer un nouveau devis. 

Comment Markentive vous accompagne dans votre projet d’intégration 

Pandadoc dispose d’une intégration native avec HubSpot, il est donc possible d’effectuer cette intégration en quelques clics. 

Toutefois, lorsque l’on parle d’intégrations, la phase de préparation stratégique est tout aussi importante que l’intégration elle-même. 

Dans le cadre d’une intégration entre Hubspot et Pandadoc, un intégrateur HubSpot tel que Markentive pourra vous aider à mettre à plat votre cycle de vente et vos process commerciaux afin d’identifier le meilleur moment pour réaliser votre devis en fonction des informations disponibles dans votre deal à chaque étape de votre pipeline. 

Nous accompagnons également nos clients dans la définition des propriétés à créer dans HubSpot pour alimenter les devis de façon optimale.

En fonction de votre gamme de produits, il pourra également être plus judicieux de capitaliser sur la bibliothèque de produits d’HubSpot ou de créer toute une série de propriétés de deals personnalisées. Nous définirons ensemble le résultat final que vous souhaitez atteindre afin de vous proposer la solution la plus adaptée. 

L’objectif ici est toujours d’automatiser au maximum la complétion de vos documents afin de vous éviter des doubles saisies.  

Si vous souhaitez mettre en place une intégration HubSpot-Pandadoc, n’hésitez pas à faire appel à l’un de nos experts.