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CRM

Intégration HubSpot - Microsoft Dynamics : unifiez vos données clients

Alexandra Radulescu
Alexandra Radulescu Lecture : 8 min - 28 juillet 2022

Qu’est-ce que la solution Microsoft Dynamics 365 ?

 

Microsoft Dynamics est un ERP (un logiciel dit d’Entreprise Ressource Planning) en mode SaaS très complet. Il s’agit en somme d’une suite d’applications (comprenant notamment un CRM) qui agglomère toute la gestion d’entreprise et une seule et même interface. 

Grâce à Microsoft Dynamics, vous pouvez notamment… 

  • Suivre vos ventes et personnaliser la relation avec vos prospects, en fonction de la data client contenue dans la plateforme
  • Améliorer votre expérience client en termes de marketing, en personnalisant vos campagnes omnicanales 
  • Suivre votre relation client de manière fine, et adapter le discours de votre SAV en fonction du profil du client concerné
  • Suivre les données de votre entreprise et de vos clients jusqu’en point de vente physique, pour suivre tout le parcours client  
  • Gérer votre supply chain management, soit tout le cycle de vie des commandes de vos clients, depuis votre chaîne d’approvisionnement jusqu’à votre préparation de commande, en passant par la gestion de vos stocks
  • Garder une visibilité 360° sur vos finances, grâce à des KPI financiers finement trackés.

La solution intègre notamment un système d’Intelligence Artificielle, qui vous permet de prédire le comportement de vos clients et prospects, ou encore de vous projeter en termes financiers, pour prendre les meilleures décisions pour votre business. 

Microsoft Dynamics est utilisé par de nombreuses entreprises, dans tous les secteurs d’activité (automobile, éducation, secteur public, PGE, santé…). Sa capacité à suivre tous les pans de l’activité d’une entreprise en font un progiciel idéal pour les grandes entreprises, qui souhaitent mettre en place un seul et même outil pour suivre toute leur chaîne de production de valeur.

Microsoft Dynamics présente également près d’une cinquantaine d’intégrations avec des outils tiers, afin d’assurer aux entreprises une vision claire et unifiée de toutes leurs données.

 

Quels avantages à l’intégration de HubSpot et Microsoft Dynamics ?

 

Si Microsoft Dynamics 365 propose tout un panel d’outils pour optimiser votre gestion de la relation client, la solution CRM HubSpot présente des avantages non-négligeables et des fonctionnalités que certaines entreprises veulent intégrer à leur boîte à outils. 

Pourquoi donc songer à procéder à l’intégration de HubSpot et Microsoft Dynamics dans votre entreprise ?

 

Un flux de data unifié dans votre entreprise

Dans certaines entreprises, et notamment les plus grandes, il arrive fréquemment que des pôles se soient dotés d’outils technologiques différents, sans se coordonner au préalable. 

Par exemple, il n’est pas rare de voir des équipes commerciales adopter Microsoft Dynamics pour le suivi de leur prospection et de leur activité commerciale, tandis que le pôle marketing aura opté pour la solution de Marketing Automation HubSpot pour effectuer  ses propres missions et atteindre ses objectifs de génération de leads.

Résultat : chaque pôle se retrouve avec des flux de données prospects et clients différents, rendant la personnalisation du parcours utilisateur complexe, moins efficace. 

En procédant à l’intégration de HubSpot CRM avec Microsoft Dynamics 365, vous vous assurez de disposer sur une même plateforme de toutes les données nécessaires sur vos clients potentiels et existants. De quoi véritablement aligner marketing, ventes et SAV, pour une connaissance client unifiée et un parcours client vraiment tracé de bout en bout

 

Une mainmise totale de vos campagnes marketing

Côté marketing, Microsoft Dynamics permet de gérer toutes vos campagnes en multicanal, de l’emailing aux campagnes de SMS, en passant par le marketing automation. 

Cependant, HubSpot présente des fonctionnalités supplémentaires, que le logiciel Microsoft ne possède pas, qui peuvent vous permettre de garder la mainmise sur vos campagnes marketing de bout en bout. 

C’est notamment le cas de toute la partie Marketing Hub de HubSpot, qui vous permet de créer des Landing Pages, des formulaires et des call-to-actions depuis la plateforme elle-même, de manière intuitive. De plus, avec le CMS HubSpot, vous pouvez également créer un blog ou un site sur un sous-domaine différent, pour accueillir vos contenus à haute valeur ajoutée. On notera également la possibilité, avec HubSpot, de mettre en place du contenu dynamique sur vos pages, ou encore de faire de l’A/B testing, pour viser toujours plus de performance.

Intégrer HubSpot à Microsoft Dynamics, c’est ainsi développer des assets marketing pour lancer des campagnes en toute autonomie, sans devoir convoquer vos développeurs à chaque nouvelle campagne. Vous vous assurez également que les données liées à ces campagnes remontent dans des tableaux de bord complets, dans l’un ou l’autre de vos outils, voire dans les deux.

 

Un système de scoring pour prioriser vos ventes

Côté gestion commerciale, HubSpot dispose d’un système de scoring des prospects qui vous permet de prioriser les opportunités commerciales qui se trouvent dans votre pipeline. Une fonctionnalité que Microsoft Dynamics n’intègre pas, et qui peut aider votre force de vente à gagner en productivité au quotidien en ne se voyant attribuer que les leads marketing les plus qualifiés pour les traiter en priorité. 

De quoi vous motiver à procéder à la centralisation de toutes vos données clients et prospects dans ces deux outils. 

 

Comment intégrer HubSpot à Microsoft Dynamics ?

 

Pour intégrer HubSpot à Microsoft Dynamics 365, vous disposez de plusieurs méthodes. Celle que les entreprises utilisent le plus spontanément est celle qui consiste à avoir recours à l’intégration native que propose HubSpot. 

Découvrez ici les quelques étapes à mener pour ce faire, et enfin centraliser vos data contenues dans les deux logiciels CRM.

 

Les prérequis pour synchroniser HubSpot et Microsoft Dynamics

Avant de mettre les mains dans la technique, vous devez vous assurer d’avoir les bonnes autorisations sur vos deux outils CRM

  • Côté HubSpot, veillez à être super-administrateur, ou bien à avoir accès à la Marketplace des intégrations HubSpot
  • Côté Microsoft Dynamics, vérifiez que vous avez les autorisations de lecture pour les fiches d’informations, ainsi que les autorisations de lecture et d’écriture pour chaque type de fiche d’information

 

Installer l’application Microsoft Dynamics sur HubSpot

Dans cette deuxième étape, il s’agit d’aller chercher et d’installer l’intégration native de HubSpot à Microsoft Dynamics 365. 

Rendez-vous dans votre compte HubSpot, puis dans la Marketplace, et recherchez “Microsoft Dynamics 365” dans la barre de recherche. 

Une fois l’application trouvée, cliquez sur “Connecter l’application”. HubSpot vous demandera alors de saisir le sous-domaine Microsoft Dynamics que vous souhaitez connecter à la plateforme : celui-ci se termine par .dynamics.com

Puis cliquez sur “Installer l’application”. 

 

Paramétrer votre intégration

Prochaine étape : paramétrer l’intégration entre HubSpot et Microsoft Dynamics. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Applications connectées”, puis dans votre application Microsoft Dynamics. 

Cliquez sur “Configurer votre synchronisation”. A ce stade, l’application va vous proposer de choisir les différentes propriétés que vous voulez voir remonter entre le système d’information Microsoft et HubSpot. 

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Vous pouvez alors choisir de synchroniser : 

  • Vos Comptes : il s’agit des entreprises que vous avez enregistrées sur Microsoft Dynamics, qui vont remonter dans HubSpot dont l’onglet “Entreprises”
  • Vos Contacts : il s’agit des contacts de votre base de données Microsoft, qui seront intégrés à l’onglet “Contacts” dans HubSpot
  • Vos Leads : il s’agit d’un prospect non-qualifié dans Microsoft Dynamics

Dans chacune de ces catégories, les propriétés les plus basiques peuvent être synchronisées : nom, prénom, poste, email, téléphone, site web, adresse… 

Cependant, notez que de nombreuses propriétés proposées dans les fiches contact HubSpot ne seront pas synchronisables vers Microsoft Dynamics via la simple intégration native : ce sera le cas de vos propriétés issues de vos formulaires HubSpot, ou encore de bon nombre de propriétés liées à vos actions marketing (comme la dernière date d’activité du contact, par exemple). Seule une intégration personnalisée peut vous permettre d’atteindre ce niveau de synchronisation. 

Sélectionnez les éléments que vous voulez synchroniser, et passez à l’étape suivante.

 

Choisir le sens de votre intégration

Ici, vous choisissez comment l’intégration HubSpot et Microsoft Dynamics se fait. L’idée est de savoir où vous souhaitez voir remonter les informations comprises dans chacun de vos CRM.

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Vous pouvez ainsi choisir de mener : 

  • Une intégration bidirectionnelle, pour synchroniser les deux outils en permanence.
  • Une intégration unidirectionnelle depuis Microsoft Dynamics jusqu’à HubSpot, pour voir les changements sur vos contacts Microsoft Dynamics remonter vers HubSpot. Microsoft Dynamics agit alors comme une source de vérité, et les data qui remontent vers HubSpot servent uniquement à informer ou guider les actions du pôle marketing.
  • Une intégration unidirectionnelle depuis HubSpot jusqu’à Microsoft Dynamics, soit l’inverse de l’option précédente. HubSpot devient alors la source de vérité première. Cependant, dans ce cas, toutes vos données ne seront sans doute pas centralisées, étant donné que les commerciaux ont souvent plus d’informations sur les prospects et clients que le marketing.
  • Une intégration partielle, où seules certaines propriétés de vos contacts se synchroniseront d’un côté ou de l’autre. 

 

Procéder au mapping de vos champs

Vous arrivez à l’étape assez technique de l’intégration de HubSpot à Microsoft Dynamics, qui consiste à indiquer à votre CRM sous quels champs il doit faire remonter les informations que vous souhaitez synchroniser de part et d’autre

Grâce à l’intégration native de HubSpot, vous verrez apparaître un mapping de ces champs par défaut : il vous sera en revanche impossible de le modifier. Par contre, vous pourrez activer ou désactiver ce mapping sur certains champs dont vous n’avez pas besoin (uniquement si vous possédez l’Operations Hub). 

Attention : chaque propriété ne peut être “mappée” qu’une seule fois. De plus, les champs de type “menu déroulant”, “radio select” ou “case à cocher” ne peuvent pas être synchronisés. Ceux-ci s’afficheront dans HubSpot comme des champs “texte” 

Une fois votre mapping validé, la synchronisation mettra environ 10 minutes à être active, selon le nombre d’éléments à faire remonter d’une plateforme vers l’autre. Par la suite, toutes les mises à jour entre vos deux outils se font environ toutes les 5 minutes. 

Notez que vous pouvez également installer l’application “Sync Health” de HubSpot depuis la Marketplace, afin de suivre à tout moment l’état des synchronisations entre vos outils. Cette application est pratique pour savoir si vos intégrations sont toujours bien paramétrées, si elles sont actives, et combien de contacts sont encore en cours de scan ou de synchronisation.

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Comment Markentive peut vous accompagner dans votre projet d’intégration

 

Si l’intégration native de HubSpot et Microsoft Dynamics 365 arrive à automatiser un certain nombre d’étapes techniques, ce type de projet CRM nécessite cependant une véritable réflexion stratégique en amont. 

Bien plus qu’un simple intégrateur, Markentive vous propose de vous accompagner dans ce projet, pour rationaliser au maximum la manière dont vous utilisez ces outils au quotidien, et optimiser votre investissement technologique au maximum. Voici comment. 

Définir votre stratégie d’intégration

Tout d’abord, intégrer Microsoft Dynamics à HubSpot demande de se poser certaines questions sur les données que vous voulez voir remonter dans ces deux outils. C’est là la clé pour cibler les actions de mapping à mettre en place. 

Markentive vous aide à réfléchir concrètement :

  • Aux propriétés dont vous avez réellement besoin dans chacun des outils. L’objectif est bien d’obtenir des plateformes où chacun des pôles de votre entreprise ne trouve que les données dont ils ont concrètement besoin au quotidien, pour éviter la surcharge d’informations inutiles.
  • Au sens de synchronisation dont vous avez besoin, selon les cas d’usage que vous faites de chacune des deux plateformes. Par exemple, vos actions marketing n’ont peut-être pas besoin de voir remonter certaines informations concernant les prospects sur HubSpot ou, à l’inverse, vos actions commerciales n’ont pas besoin de certaines données marketing pour être opérationnelles. 
  • À si vous avez besoin d’une intégration personnalisée, afin de dépasser les limites de l’intégration native des deux outils.

Grâce à un accompagnement sur-mesure, nos experts en intégration HubSpot vous aident ainsi à mettre à plat votre stratégie CRM, avant de vous lancer concrètement dans la phase technique de votre projet.

 

Rationaliser l’utilisation de votre logiciel CRM

Avant d’intégrer HubSpot et Microsoft Dynamics, il est crucial de faire le point sur votre base de données. L’idée ? Y faire le tri, pour être sûr d’obtenir des informations à jour, qui vous serviront réellement dans vos opérations marketing et commerciales au quotidien. 

Qui plus est, l’outil de Marketing Automation HubSpot vous facture en fonction du nombre de contacts dits marketing intégrés à sa plateforme. Faire le tri dans votre base de données avant de procéder à l’intégration est ainsi d’autant plus important pour vous permettre ainsi de rationaliser le budget que vous y consacrez, en ne synchronisant que les contacts qui vous serviront réellement. 

À ce titre, Markentive peut vous aider notamment à éliminer certains contacts inutiles avant d’intégrer vos deux outils. Par exemple, nos experts veilleront à vous accompagner dans la mise en place de process et d’automatismes visant à supprimer régulièrement les contacts en hard bounce de vos emails, ou bien ceux qui se sont désinscrits de vos campagnes.

 

Développer une intégration personnalisée selon vos besoins

Il se peut qu'après avoir lu toute la documentation sur l'integration Microsoft Dynamics avec HubSpot ou effectué des tests vous vous rendez compte qu'elle ne correspond pas à vos besoins.

Par exemple, la nécessité de travailler avec uniquement des champs texte peut être un frein, ou bien l'impossibilité de modifier le mapping des champs. Les experts Markentive peuvent développer une intégration sur mesure afin de répondre à vos besoins à 100%.

Vous voilà doté de toutes les informations-clés pour mener à bien votre projet d’intégration entre HubSpot et Microsoft Dynamics 365. Besoin d’accompagnement stratégique et opérationnel sur le sujet ? Nos experts Markentive sont à votre disposition pour parler de vos besoins de synchronisation entre les deux plateformes.

Parlez-nous de votre projet 

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