Vous souhaitez organiser un webinar ? Que ce soit pour générer des leads ou améliorer votre visibilité, nous vous détaillons les 7 étapes indispensables pour réussir l'organisation d'un webinar efficace !
Pourquoi organiser un Webinar ?
Les avantages d'un webinar sont nombreux, autant pour les organisateurs que pour les participants.
En tant qu'organisateur, un webinar vous permet d'établir votre expertise sur des thématiques en lien avec vos services ou produits, de booster votre notoriété et générer des leads qualifiés. Les webinars vous permettront également d'entretenir votre relation avec vos prospects existants en les invitant à des événements qui sont pertinents pour eux et qui leur permettront de monter en maturité et de progresser dans le funnel de vente.
Pour les participants, les webinars sont une opportunité d'apprendre et de monter en compétences sur différents sujets, et de poser des questions en direct, le tout en bloquant généralement une petite heure dans leur agenda. Voici pourquoi cette stratégie est généralement gagnante pour les organisateurs et le participants.
Les 7 étapes pour organiser un webinar réussi
Etape 1 : Définir les objectifs du webinar
Le webinar peut remplir plusieurs objectifs : souhaitez-vous informer ? promouvoir un produit ? générer des ventes ? Vous devrez clairement identifier vos objectifs afin de tourner votre discours et vos arguments dans le bon sens.
Si vous cherchez à attirer de nouveaux prospects : adressez un des challenges connus de l'industrie et montrez en quoi vos produits ou services peuvent apporter une réponse à ces problématiques.
Pour transformer des contacts en clients, mieux vaut axer le débat sur vos méthodologies et le savoir faire de votre entreprise. Si vous vous adressez à des contacts qualifiés qui sont arrivés à maturité, ils ont par exemple téléchargé des livres blancs sur votre site et semblent avoir identifié leur problème, ils cherchent probablement le prestataire ou produit qui va pouvoir répondre à leurs challenges.
Enfin, si vous souhaitez fidéliser vos clients existants, profitez-en pour promouvoir de nouveaux produits et services qui pourront être achetés en complément de ceux déjà choisir.
Les webinars sont habituellement des offres premium à forte valeur ajoutée qui vous permettent de vous adresser à des contacts intéressants pour votre entreprise. Des objectifs ciblés vous aideront aussi à mieux communiquer sur votre webinar, pour inciter des personnes qualifiées à s’inscrire.
Etape 2. Choisir la thématique de votre webinar
La première étape pour "vendre" votre webinar est de prendre un sujet qui va attirer une audience intéressante pour vous. Pour cela, vous devez réfléchir aux services que vous proposez et voir comment animer un événement en ligne autour de l’un d’eux.
Par exemple, nous pourrions organiser un webinar pour aider les entreprises à mettre en place leur stratégie Inbound Marketing, où nous expliquerions cette notion, en quoi elle est utile pour les entreprises, et quelles sont les étapes clés pour lancer une stratégie d'Inbound Marketing efficace.
Mais nous pourrions également organiser webinaire sur la mise en place d'une stratégie de marketing automation en faisant intervenir un de nos clients qui pourrait partager son retour d'expérience. Dans les deux situations, les cibles sont différentes et s'adressent à des listes de contacts différentes.
Il faut évidemment que titre de votre webinar soit soigneusement choisi, afin d'attirer la curiosité et l'intérêt de vos futurs participants. L’objectif est d’attirer une audience ciblée, qui quittera votre conférence avec des réponses à ses questions et si possible, une envie de faire appel à vous pour les aider à résoudre leurs challenges.
NB : Pour déclencher l'intérêt de votre prospect, choisissez également les bons speakers. Le fait de faire intervenir un client ou un partenaire technologique peut générer un intérêt supplémentaire pour le prospect.
Etape 3 : Planifier votre webinar : date, heure, durée et plateforme
Choisir le jour le plus approprié pour son webinar
Si vous voulez que votre webinar soit un succès, vous allez devoir choisir parfaitement la date et l'horaire. Par exemple, les week-ends risquent d'attirer peu de monde ! Les lundi et vendredi sont des journées chargées ou prises en congés, tandis que le mercredi est parfois non travaillé par les parents. Le mardi et le jeudi s’imposent donc comme les meilleures journées pour organiser votre événement digital.
De même, évitez au maximum les périodes de vacances scolaires, qui vous priveraient potentiellement d'une partie de votre audience.
Choisir l'horaire adéquat pour son webinar
Pour éviter de perturber la journée des participants, il est recommandé de choisir un horaire en fin de matinée, en début d’après-midi ou en fin de journée. 11h, 13h ou 17h sont donc des horaires parfaits pour débuter votre webinar.
Attention, ici encore, adaptez votre horaire à votre cible. Pour un webinar B2B, veillez à privilégier un horaire aux heures de bureaux mais qui ne perturbera pas l'ensemble de la journée de travail. Pour un webinar B2C, veillez à proposer un horaire à votre audience qui lui permettra de se libérer facilement soit à l'heure du déjeuner ou en fin de journée.
Enfin, pour la durée, nous vous recommandons d'organiser des webinars de 45 minutes à 1 heure. Cela vous permettra d'avoir suffisamment de temps pour détailler votre propos et répondre aux éventuelles questions, sans pour autant perdre l'attention de votre audience.
Choisir sa plateforme de webinar
Une fois que vous avez choisi votre thématique, vos speakers, le jour et l'horaire de votre webinar, il est temps de paramétrer votre événement digital sur votre plateforme de webinar. De nombreuses plateformes existent telles que Zoom, GotoWebinar, Livestorm ou encore Démio, qui vous permettront de paramétrer votre événement, de créer des landing pages, d'envoyer des liens de connexion personnalisés ou encore des rappels avant le webinar.
Si vous utilisez un outil de marketing automation tel que HubSpot, nous vous recommandons de choisir un outil de webinar qui s'intègre nativement ou via un outil tiers à votre solution de marketing automation. Cela vous permettra de suivre les inscriptions générées via vos multiples canaux depuis votre plateforme de marketing automation tout en synchronisant les inscriptions avec l'outil de webinar pour que ceux-ci puisse recevoir automatiquement leur confirmation d'inscription avec leur lien de connexion unique.
Etape 4: créer une landing page dédiée au webinar sur votre site
Une fois votre événement paramétré d'un point de vue technique, il ne vous reste plus qu'à communiquer pour faire connaitre votre événement et attirer un maximum de participants.
Pour commencer cette étape, vous devez créer une landing page sur votre site internet. Cette page dédiée à votre événement vous permettra de présenter le thème de votre webinar, son contenu, ses intervenants, la date et l’heure, ainsi qu'un formulaire pour recueillir les inscriptions à votre événement.
Cette landing page doit rendre votre webinaire attractif, alors, veillez à proposer du contenu clair, structuré et aéré, ajoutez les photos de vos intervenants et veillez à ce que le call-to-action d'inscription soit visible rapidement.
Etape 5 : promouvoir votre webinar sur les canaux pertinents pour votre audience
Promouvoir son webinar sur ses réseaux sociaux et son site internet
Une fois votre événement paramétré, vous avez généralement quelques semaines pour générer un maximum d'inscriptions. Pour cela, commencez par parler de votre webinar à vos prospects qui vous connaissent déjà et qui ont manifesté de l'intérêt pour votre offres et services. Pour ce faire, nous vous conseillons de parler de votre webinar sur vos réseaux sociaux.
Vous pouvez rédiger plusieurs posts sur la page de votre entreprise mais également demander à vos speakers promouvoir votre événement et le fait qu'ils interviendront.
Sur votre site internet, communiquez sur votre prochain événement auprès de vos visiteurs. Pour cela des outils tels que les Pop-up d'HubSpot vous permettent de diffuser un message en bas de page ou sur une intention de sortie afin de proposer l'inscription à votre webinar.
Invitez vos prospects et clients à votre événement
Selon l'objectif de votre événement vous pourrez vous appuyer sur votre base de clients et prospects existants afin de créer une liste de contacts qui pourraient être intéressés par votre webinar. En utilisant un CRM et un outil de marketing automation tels que HubSpot, vous pouvez segmenter simplement votre base et leur envoyer des emails rapidement, suivre le taux d'ouverture, le taux de clics et les inscriptions générées à votre événement.
Promouvoir son webinar via de la publicité
En fonction des plateformes sur lesquelles se trouvent votre audience cible, vous pouvez promouvoir votre événement via de la publicité, notamment su Twitter, Facebook et/ou Linkedin.
Ces canaux vous permettront de cibler l'audience potentiellement intéressée par la thématique de votre webinar et de vous faire connaitre auprès de nouveaux prospects.
Publier un article de blog sur un site tiers
Afin d'attirer de nouveaux prospects qui ne vous connaissent pas encore, vous pouvez également vous rapprocher de sites web ayant pour visiteurs des personnes correspondant à vos personas ou industries cibles. Cela vous permettra de faire connaitre votre événement auprès d'une audience qui ne vous connait pas encore.
Envoyer des emails de confirmation et de rappel
Lorsqu’une personne s’inscrit à un webinar , il est conseillé de lui envoyer un email de remerciement, lui confirmant son inscription et lui partageant son lien de connexion unique. Nous vous conseillons également de prévoir des emails de rappel avec les éléments clés du webinar, notamment le titre, la date et l'heure, qui seront envoyés peu avant le jour de votre webinar.
Etape 6 : animer votre webinar avec succès
Lorsque vient le moment d'animer votre webinar, soyez dynamique, engageant et professionnel. Avant de vous lancer dans votre propos, prenez le temps d'accueillir les participants et de vous assurez qu'ils vous entendent et vous voient correctement.
En fonction du format de votre webinar, vous pourrez proposer un support visuel pour soutenir votre propos. Celui-ci doit être clair et concis. Si vous mettez trop de texte, vous prenez le risque de lire votre présentation et de manquer de spontanéité.
Parlez clairement, utilisez des exemples concrets et encouragez les participants à poser des questions via le chat ou à interagir avec vous via des sondages.
Vous pourrez également tout au long du webinar partager des ressources utiles, qui vous permettront également de mesurer l'engagement de votre audience.
N'oubliez pas de remercier votre audience à la fin et de leur offrir un moyen de rester en contact avec vous après le webinar.
Etape 7 : soigner la communication post-webinar
Nombreux sont les participants qui vous demanderons lors du webinar s'il y aura un replay disponible.
La communication post-webinar est essentielle pour générer une bonne expérience et capitaliser au maximum sur votre événement.
En fonction de votre stratégie, vous pourrez décider d'envoyer le replay du webinar à l'ensemble des inscrits, qu'ils aient participé ou non, ou uniquement aux inscrits ayant participé.
Dans le premier cas, veillez à personnaliser les communications pour les participants et non participants au webinar. Ce mail de follow-up est également une opportunité pour vous de partager d'autres ressources complémentaires ou encore un lien de meeting, afin d'encourager vos prospects à poursuivre leur relation avec votre entreprise.
Conclusion
Organiser un webinar est un moyen d’être d’accroître sa notoriété et de se positionner en expert sur une industrie ou un domaine de compétences. Pour maximiser le nombre d'inscrits et de contacts qualifiés, il est important de réfléchir à sa stratégie de promotion.
Pendant le webinar, soyez créatif, interactif et apportez de la valeur. Cela encouragera peut être certains prospects à assister régulièrement à vos webinar.
Enfin, une fois votre webinar terminé, vous avez encore l'opportunité d'échanger avec vos prospects, en leur envoyant le replay du webinar ainsi que des ressources complémentaires.
Vous souhaitez générer des leads qualifiés et organiser des webinars dans le cadre d'une stratégie Inbound Marketing ? 
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