Intégration Hubspot - ERP : Pourquoi et comment le faire ?

Qu’est-ce qu'un ERP ?

Par définition, un ERP est un logiciel d’Entreprise Ressource Planning. Les entreprises sont amenées à utiliser un ERP pour gérer leurs activités quotidiennes telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projets, la gestion des risques et la conformité, la gestion des stocks, la gestion du service client ainsi que les opérations de supply chain. En définitive, un ERP est une suite d’applications qui permettra de gérer en une seule et même interface toute la gestion de l’entreprise. 

Il existe un grand nombre d’ERP. Pour n’en citer que quelques-uns : Sage, Oracle, SAP, Odoo ou encore Zoho. Mais ce ne sont que quelques exemples. N’oublions pas non plus que bon nombre d’ERP sont créés en interne (maison) pour répondre de façon personnalisée aux besoins d’une entreprise. 

Découvrez notre article sur l'intégration HubSpot - Sage.

En tant qu’outil de CRM, de marketing et de service client, HubSpot peut être considéré comme un prolongement d’un ERP afin d’aligner tous les services d’une même entreprise. En effet, dans un ERP comme dans HubSpot, nous retrouverons des objets communs : les contacts, les comptes et les opportunités. Là où un ERP permet de stocker et de gérer toutes les activités quotidiennes, il ne permet pas en revanche de segmenter et de visualiser de façon claire votre base de données. Il devient donc particulièrement intéressant de le coupler à un outil CRM comme HubSpot qui permettra de gérer le marketing, les forces commerciales et le service client, et ainsi d’accélérer le business de votre entreprise.

L'avantage de connecter son ERP à HuBSpot

Pour mieux comprendre l’intérêt de connecter son ERP à HubSpot, prenons des cas d’usages concrets :

• Je dois prospecter mes clients et mes prospects sur mon outil de marketing pour faire des offres additionnelles qui soient également suivies dans l’ERP
• Je dois faire des campagnes marketing qui prennent en compte ce qui se passe réellement dans l’ERP
• Je veux gérer de façon personnalisée les demandes entrantes des clients
  
  

Si vous vous retrouvez limité dans une de ces situations, c’est qu’il devient alors intéressant de songer à une connexion entre son ERP et un outil CRM.

Pourquoi connecter votre ERP à HubSpot en particulier ?

Avoir un flux de data unifié

Il n’est pas rare de voir que différents outils sont utilisés pour gérer la donnée et réaliser les cas d’usages du quotidien. Par exemple, les équipes commerciales utilisent un ERP, les équipes Marketing un outil de Marketing Automation et le Service Client un outil de ticketing dédié. Sur chacun de ces outils, un certain nombre d’informations sont captées et enregistrées. Néanmoins, on se retrouve rapidement limité dans le partage de ces éléments. Les types de propriétés sont-ils les mêmes ? Comment traduire les informations que j’ai dans ma plateforme de Marketing pour mes utilisations commerciales ? Comment avoir un parcours utilisateur fluide ?

En synchronisant votre ERP à HubSpot, vous assurez l’unification et la centralisation de ces informations au sein d’une même plateforme. Vous pourrez ainsi retrouver sur un même outil toutes les données nécessaires sur vos prospects et clients existants. Un travail d’unification de la donnée sera nécessaire lors du déploiement, mais une fois cette étape passée, le traitement sera facilité et vous pourrez avoir un véritable alignement entre toutes vos équipes.

Améliorer la productivité des équipes commerciales

HubSpot possède un grand nombre d’outils qui, mis au service des équipes, pourra vous aider à fluidifier les process et augmenter la performance.

Pipelines

Vous pourrez gérer vos efforts commerciaux au travers de pipelines clairs et ainsi suivre vos prospects de la prise de contact à la conclusion de votre opportunité.

Gestion des appels et des rendez-vous

Que vous ayez une solution de téléphonie (de type Aircall) ou non, vous pourrez enregistrer les appels passés dans HubSpot pour suivre toutes les activités et les efforts déployés sur les contacts. 

Séquences

Envoyez des séries d’emails commerciaux de façon ciblées et planifiées, et couplez-les à des tâches de rappel pour améliorer votre suivi des contacts.

Reporting

Suivez vos KPIs dans des tableaux de bords et rapports personnalisés. Vous aurez la possibilité de croiser les informations des différents objets et d’analyser en profondeur l’impact des actions commerciales sur vos contacts, entreprises et transactions avec vos données marketing, commerciales et de services clients.

Personnaliser les efforts marketing

Afin d’accélérer ses ventes, il est important de pouvoir personnaliser au maximum ses actions marketing et de pouvoir gérer ses campagnes en multicanal.

HubSpot propose de nombreuses fonctionnalités qui, couplées à un ERP, vous permettront de mettre la vitesse supérieure sur les campagnes marketing d’acquisition et de suivi des contacts. 

En plus de vous donner la possibilité de créer et de gérer des landing pages, formulaires et emails depuis la plateforme elle-même, vous aurez également la possibilité de vous baser sur les propriétés synchronisées pour lancer de manière automatique des campagnes marketing personnalisées. Réactivation, upsell et prospection seront ainsi facilités par les informations disponibles dans le CRM.

Accélérer l'alignement entre les services

Vous l’aurez compris, HubSpot peut venir en support de toutes vos actions commerciales, marketing et de service client. En centralisant vos données et en synchronisant vos outils à la plateforme CRM, vous faites un premier pas dans l’alignement entre vos différents services. Il restera derrière à mettre en place des processus qui faciliteront les usages en internes, la bonne qualification des objets utilisés et la mise en place de reporting cross-services pour démontrer l’utilité de cette unification. Néanmoins, vous aurez fait un premier pas vers cet alignement qui ne pourra qu’être bénéfique.

L'avantage de connecter son ERP à HuBSpot

Pour connecter son ERP à HubSpot, il y a plusieurs méthodes que nous allons vous décrire. Mais avant de se lancer dans la synchronisation, il faudra bien réfléchir en amont à différents éléments :

• qu’est-ce que je veux voir dans HubSpot ?
• est-ce que je dois faire redescendre tous les éléments qui sont présents dans mon ERP ? Si oui, à quelles fins ?
• dois-je prévoir une synchronisation unidirectionnelle (seulement de l’ERP vers HubSpot) ou bidirectionnelle (dans les deux sens)

Méthode 1 - Connecteurs natifs avec HubSpot

Certains ERP ont des connecteurs natifs à HubSpot, c'est-à-dire qu’une connexion a déjà été développée. C’est le cas par exemple pour Odoo, Netsuite ou encore Zoho. Il vous suffira de sélectionner la bonne carte liée à l’intégration souhaitée directement dans HubSpot et de suivre les indications. 

Avantages

• Intégration native aux outils et low code. 

Inconvénients

• Bien souvent, les intégrations natives ne prendront pas en compte les éléments customs qui ont pu être développés dans votre ERP. Elles restent centrées sur les objets par défauts.

Méthode 2 - Connecteurs natifs avec HubSpot

Si l’intégration souhaitée n’existe pas nativement, mais reste assez simple dans sa mise en place, vous pourrez utiliser un middleware et le connecter à HubSpot (par exemple Zapier ou IFTTT). Cela vous permettra de pouvoir faire passer les propriétés de vos objets, contacts, comptes et deals de votre ERP à HubSpot. Attention néanmoins au forfait sélectionné qui pourra permettre un nombre de synchronisations maximum par jour. 

Pour mettre en place la synchronisation, connectez l’outil à HubSpot depuis votre Middleware, puis suivez les étapes suivantes :

1. Paramétrez votre intégration depuis le Middleware
   Allez dans l’onglet Applications connectées, cherchez le middleware souhaité puis configurer la synchronisation
2. Choisissez les applications que vous voulez connecter
   
   
3. Sélectionnez le sens de votre intégration
   
   
4. Mappez vos champs
   - De HubSpot à votre ERP
   - De votre ERP à HubSpot
   
   
5. Activez la synchronisation

Exemple d'intégration Middleware avec Zapier

Avantages

•  Pas besoin de coder ou de créer d’API.
• En fonction du middleware choisi, l’intégration peut-être assez intuitive.

Inconvénients

• Ne convient pas aux cas complexes où il vaudra mieux créer une app personnalisée.
• Faire attention également au forfait choisi qui imposera une limite sur le nombre de synchronisations permises.
  
  

Méthode 3 -  Création d'un connecteur custom hébergé qui permettra d’exécuter le code

Cette dernière méthode permettra de répondre à des besoins de synchronisation plus complexes et personnalisés. Par exemple, si vous souhaitez synchroniser plusieurs objets (dont des objets customs) mais également les associer entre eux selon certaines règles. 

En fonction des éléments disponibles dans votre ERP (webhook ou endpoints) et de la fréquence à laquelle vous souhaitez mettre à jour les informations, vous aurez plusieurs options : 

A. Webhook + API

Le webhook permet de récupérer et de stocker les données issues d’un évènement dans votre ERP (création ou mise à jour d’un compte, contact…) La modification dans HubSpot est immédiate car elle s’effectuera dès qu’une requête POST est envoyée. Si vous souhaitez passer par ce moyen, vérifier si votre ERP possède un webhook paramétrable. 

Avantages

•  Modification immédiate et synchronisation bidirectionnelle.
• Permet de personnaliser le modèle de synchronisation au maximum pour correspondre aux usages métiers.
• Possibilité de pousser la création d’objets customs.
• Les webhooks et API permettent la synchronisation des datas en temps réel.

Inconvénients

• Nécessité de savoir paramétrer un webhook dans votre ERP. 
  
  

B. API uniquement

Il est aussi possible d’aller récupérer vos données dans votre ERP si celui-ci expose ses données via une API. La principale différence est que cette synchronisation ne sera pas réalisée en temps réel mais lors d’une fréquence de temps choisie (toutes les heures, 2 fois par jours etc.) L’API permet d’envoyer des données selon le mode de synchronisation choisi. C'est-à-dire que vous pouvez décider si la synchronisation sera unidirectionnelle ou bidirectionnelle et selon quels critères.

Avantages

•  Pas de paramétrage direct sur votre ERP.
• Permet de personnaliser votre synchronisation pour correspondre aux usages métiers.
• Possibilité de pousser la création d’objets customs.

Inconvénients

• Les données sont asynchrones.
• Il est nécessaire de s’y connaître en API.

C. Export de données CSV

Dans le cas où il n’y a ni webhook ni API disponible sur votre ERP, il reste une dernière option possible. Il s’agira d’exporter les données sous format CSV ou JSON sur un serveur FTP pour pouvoir récupérer les informations à une fréquence définie et alimenter HubSpot et/ou l’ERP. 

Avantages

• Permet de personnaliser le modèle de synchronisation au maximum pour correspondre aux usages métiers.
• Possibilité de pousser la création d’objets customs. 

Inconvénients

•  Modifications qui peuvent être assez lourdes à prévoir.

• Déployer un serveur FTP.

• Paramétrer l’import automatique du csv dans votre ERP.

• Synchronisation des données asynchrone et réalisée par batch selon la fréquence choisie.

Dès que vous aurez choisi la méthode la plus adaptée à vos besoins et possibilités techniques, vous pourrez vous lancer dans la mise en production de la connexion entre votre ERP et HubSpot. Afin de ne pas oublier les étapes cruciales à suivre, voici une petite checklist : 

✅ Déterminer la structure de donnée que l’on souhaite recevoir. 

Dès que l’on souhaite réaliser une synchronisation, il est nécessaire de réfléchir aux besoins stratégiques et aux cas d’usages auxquels la synchronisation répondra. Cela permettra de définir quelle requête HTTP envoyer et d’analyser la réponse HTTP reçue. En d’autres termes, de définir les objets que l’on souhaite synchroniser, les propriétés qu’il faut mapper et surtout, très important, leur format. En effet, il est recommandé de respecter le format des propriétés. Si vous avez besoin d’envoyer une date de votre ERP à HubSpot, il faudra que la propriété réceptacle soit également une date.

✅ Déterminer les endpoints dont on a besoin dans HubSpot.

Les endpoints les plus fréquents pour ce genre de connexion sont la création et l’association des objets entre eux. Voir la documentation HubSpot API.

✅ Récupérer les données à envoyer et leur format

✅ Écrire un “mapper” pour transformer la data que l’on reçoit en data à envoyer

✅ Activer la méthode choisie pour rendre la donnée disponible 

Besoin d'accompagnement pour connecter votre ERP ?

Pour un grand nombre d’ERP, les intégrations natives avec HubSpot suffisent pour automatiser un certain nombre d’étapes techniques. Néanmoins, vous pouvez rapidement vous retrouver limité par rapport à vos besoins pour vos cas d’usages quotidiens. Ce projet CRM nécessite donc une réflexion stratégique avant de se lancer pour s’assurer de couvrir tous les usages de vos équipes. 

Markentive peut vous accompagner dans ce projet en vous aidant à rationaliser les outils que vous utilisez, à définir votre stratégie d’intégration, mais également à mettre en place techniquement cette synchronisation. Nos équipes, spécialisées dans le conseil et dans l’intégration API, pourront organiser avec vous des ateliers et vous aider à définir vos cas d’usages.